Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software-as-a-Service (SaaS)-Plattform "KundenLoop", die zwischen der Özkan GbR, Siemensstraße 10, 53121 Bonn (nachfolgend „Anbieter“) und dem Kunden (nachfolgend „Kunde“) geschlossen werden.

(2) Das Angebot von KundenLoop richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB (z. B. Betreiber von Kosmetikstudios und Schönheitskliniken), juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Eine Nutzung durch Verbraucher ist ausgeschlossen.

§ 2 Vertragsgegenstand & Leistungen

(1) KundenLoop stellt eine cloudbasierte Plattform zur Verfügung, über die der Kunde eine eigene, gebrandete Web-Applikation (Progressive Web App) für seine Endkunden ("Patienten") betreiben kann. Die Plattform umfasst Funktionen zur Terminbuchung, Verwaltung von Mitgliedschaften, Treuepunkten (Loyalty), dem Verkauf von Gutscheinen, der Erfassung digitaler Anamnesebögen sowie ein automatisiertes Marketing-System.

(2) Der Anbieter entwickelt die Software laufend weiter. Es besteht jedoch kein Anspruch auf die Beibehaltung bestimmter Funktionen, sofern die vertraglich vereinbarte Kernfunktionalität nicht erheblich eingeschränkt wird.

(3) Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit der Plattform von 99% im Jahresmittel an. Ausgenommen hiervon sind Zeiten für notwendige Wartungsarbeiten sowie Ausfälle, die außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen (z. B. höhere Gewalt, Störungen der Internet-Infrastruktur, Ausfälle bei Drittanbietern wie Twilio oder Stripe).

§ 3 Vertragsschluss & Onboarding

(1) Der Vertrag kommt durch den Abschluss des digitalen Onboarding-Prozesses auf der Plattform des Anbieters und der Bestätigung dieser AGB sowie des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) durch den Kunden zustande.

(2) Der Kunde ist verpflichtet, bei der Registrierung wahrheitsgemäße Angaben zu seinem Unternehmen zu machen und seine Zugangsdaten sicher zu verwahren.

§ 4 Zahlungsabwicklung & Gutschein-Verkauf

(1) Die Plattform ermöglicht es dem Kunden, Zahlungen (z. B. für Behandlungen oder Mitgliedschaften) von seinen Patienten direkt in der App entgegenzunehmen.

(2) KundenLoop agiert hierbei nicht als Zahlungsdienstleister. Die gesamte Zahlungsabwicklung erfolgt über den Drittanbieter Stripe (Stripe Connect). Um diese Funktion zu nutzen, muss der Kunde ein eigenes Stripe-Konto anlegen und mit KundenLoop verknüpfen.

(3) Etwaige Gebühren für Transaktionen oder Ratenkäufe (z. B. über Klarna) werden direkt durch Stripe bzw. Klarna erhoben und vom Transaktionsvolumen des Kunden einbehalten. Der Anbieter übernimmt keine Haftung für fehlgeschlagene Zahlungen, Rückbuchungen (Chargebacks) oder Bonitätsentscheidungen von Klarna.

(4) Um künftige Buchungen (z. B. über die „1-Klick-Zahlung“) sowie die Abwicklung von wiederkehrenden Zahlungen (Abonnements) für den Patienten so komfortabel wie möglich zu gestalten, werden die eingegebenen Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartendetails) durch den Zahlungsdienstleister Stripe in Form eines sicheren, kryptografischen Tokens hinterlegt (sog. „Card on File“). Der Anbieter selbst speichert zu keinem Zeitpunkt vollständige Kreditkartendaten. Mit der Nutzung der App-Buchung stimmt der Patient dieser Hinterlegung für Folge- und Abobuchungen zu.

(5) Verkauf von Gutscheinen (Verbindlichkeiten):
Soweit über die Plattform Gutscheine (Vouchers) an Endkunden verkauft werden, kommt der Kaufvertrag hierüber ausschließlich zwischen dem Kunden (Klinik) und dem jeweiligen Käufer zustande. Der Kunde trägt die vollumfängliche finanzielle und rechtliche Verantwortung für diese Gutscheine (inkl. Einhaltung gesetzlicher Einlösefristen sowie das Ausfallrisiko und die Erstattungspflicht im Insolvenzfall). Der Anbieter stellt lediglich die technische Kauf-Infrastruktur bereit und verwaltet keinerlei Treuhandgelder des Kunden.

§ 5 Pflichten des Kunden (UWG, GOÄ, Haftung & Medizinrecht)

(1) Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, dass die über KundenLoop angebotenen Behandlungen, Beschreibungen und Preise den geltenden rechtlichen Bestimmungen (z. B. Heilmittelwerbegesetz) entsprechen.

(2) Der Kunde verpflichtet sich, keine rechtswidrigen, diskriminierenden oder urheberrechtlich geschützten Inhalte (wie z.B. fremde Behandlungsbilder oder Logos, für die er keine Nutzungsrechte besitzt) in die Plattform hochzuladen.

(3) Recht am eigenen Bild & Mitarbeiterdatenschutz: Soweit der Kunde Porträtfotos von sich, seinen Mitarbeitern oder sonstigen Dritten (z. B. als Behandler-Profilbild in der App) auf den Speicherplatz des Anbieters hochlädt, garantiert der Kunde, dass die hierfür erforderlichen datenschutzrechtlichen Einwilligungen sowie die Rechte am eigenen Bild (gem. KUG) der abgebildeten Personen rechtswirksam vorliegen. Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter (insbesondere von Mitarbeitern oder Fotografen) vollumfänglich frei.

(4) Für die rechtliche Beziehung zwischen dem Kunden und dessen Patienten (Endkunden) ist ausschließlich der Kunde verantwortlich. Dies umfasst insbesondere Widerrufsrechte, Behandlungspflichten und die datenschutzrechtliche Information der Patienten.

(5) Marketing-Automatisierungen (Smart Triggers & Push/SMS): Die Plattform bietet Funktionen für automatisierte Nachrichten an Patienten (z.B. "We Miss You", Geburtstags-Pushes, Warenkorbabbrecher-Kampagnen). Der Kunde garantiert, dass für die Aktivierung solcher automatisierten Transaktions- und Marketing-Nachrichten die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen (z.B. ausdrückliche Einwilligung des Patienten oder Bestandskundenprivileg gem. § 7 Abs. 3 UWG). Der Kunde ist allein dafür verantwortlich sicherzustellen, dass die Konfiguration dieser "Smart Triggers" den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

(6) Soweit der Kunde die Funktion zum automatisierten Import von Behandlungsdaten mittels Künstlicher Intelligenz nutzt (Web-Scraping einer angegebenen URL), versichert der Kunde, berechtigt zu sein, die Inhalte der betreffenden Website für diesen Zweck maschinell auslesen zu lassen.

(7) Digitale Anamnesebögen & Medizinische Haftung:
Soweit der Kunde über die Plattform digitale Gesundheitsfragebögen (Anamnese) bereitstellt, stellt der Anbieter lediglich die technische Infrastruktur zur Übermittlung dieser Formulardaten vor einer Behandlung zur Verfügung. Das Lesen, die inhaltliche und medizinische Auswertung dieser Patientenantworten sowie sämtliche daraus abgeleiteten Behandlungsentscheidungen obliegen ausnahmslos dem Kunden bzw. dessen medizinischem Fachpersonal. Der Anbieter übernimmt keinerlei Haftung für Behandlungsfehler, übersehene Kontraindikationen (z.B. Medikamenteneinnahme, Allergien) oder sonstige Personenschäden, die auf unzureichender Anamnese beruhen.

(8) Preisgestaltung und GOÄ-Konformität (Host-Provider-Privileg):
Der Anbieter stellt dem Kunden lediglich die technische Plattform sowie Datenbankstruktur zur Verfügung und handelt als reiner Host-Provider (gem. Art. 6 Digital Services Act / ehem. § 10 TMG). Für die inhaltliche Ausgestaltung von Behandlungen, Kombi-Paketen und deren Preisgestaltung (insbesondere die strikte Einhaltung der Gebührenordnung für Ärzte – GOÄ bei medizinischen Leistungen) ist vollumfänglich und ausschließlich der Kunde verantwortlich. Der Anbieter schließt jegliche Haftung für wettbewerbs-, heilmittel- oder berufsrechtliche Verstöße durch eine unzulässige Preis- oder Paketgestaltung seitens des Kunden aus. Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen, Abmahnungen, Schäden oder Bußgeldern Dritter, die auf einer rechtswidrigen Preis- oder Leistungsgestaltung beruhen, auf erstes Anfordern vollumfänglich frei.

§ 6 Laufzeit & Kündigung

(1) Soweit nicht anders vereinbart, wird der Vertrag auf unbestimmte Zeit geschlossen.

(2) Beide Parteien können den Vertrag jederzeit mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende in Textform (z. B. per E-Mail) kündigen.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

§ 7 Haftungsbeschränkung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

(2) Für einfache Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung von wesentlichen Vertragspflichten (Kardinalpflichten). Die Haftung ist in diesem Fall auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Der Anbieter übernimmt keine Haftung für Verdienstausfälle, verpasste Termine oder fehlerhafte Kommunikation, die auf Störungen bei Drittanbietern (z. B. fehlgeschlagener SMS-Versand via Twilio) oder auf fehlerhafte Konfigurationen durch den Kunden zurückzuführen sind.

§ 8 Datenschutz

(1) Beide Parteien verpflichten sich zur Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze (insbesondere DSGVO).

(2) Da der Anbieter im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten der Patienten verarbeitet, ist der gleichzeitige Abschluss des bereitgestellten Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gem. Art. 28 DSGVO zwingender Vertragsbestandteil.

§ 9 Referenzwerbung und Testimonials

(1) Der Anbieter ist berechtigt, den Namen, das Firmenlogo und eine Kurzbeschreibung des Kunden auf der Website kundenloop.de sowie in Marketingmaterialien als Referenz (z.B. „Trusted by“) zu nennen. Der Kunde kann dieser Nutzung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail widersprechen.

(2) Der Anbieter darf den Kunden um Feedback und Erfahrungsberichte (Testimonials) bezüglich der Nutzung von KundenLoop bitten. Übermittelt der Kunde dem Anbieter ein solches Testimonial in Text-, Bild- oder Videoform, räumt er dem Anbieter das unentgeltliche, zeitlich und räumlich unbeschränkte Recht ein, dieses Testimonial (inklusive Nennung des Vor- und Nachnamens sowie des Namens der Klinik) für Marketingzwecke online und offline zu vervielfältigen und zu veröffentlichen. Der Kunde garantiert, dass ihm die erforderlichen Rechte (z.B. am Bild) zustehen.

§ 10 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist der Sitz des Anbieters (Bonn), sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.