Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software-as-a-Service (SaaS)-Plattform "KundenLoop", die zwischen der KundenLoop UG (haftungsbeschränkt) i.G., Siemensstraße 10, 53121 Bonn (nachfolgend „Anbieter“) und dem Kunden (nachfolgend „Kunde“) geschlossen werden.

(2) Das Angebot von KundenLoop richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB (z. B. Betreiber von Kosmetikstudios und Schönheitskliniken), juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Eine Nutzung durch Verbraucher ist ausgeschlossen.

§ 2 Vertragsgegenstand & Leistungen

(1) KundenLoop stellt eine cloudbasierte Plattform zur Verfügung, über die der Kunde eine eigene, gebrandete Web-Applikation (Progressive Web App / Native App) für seine Endkunden ("Patienten") betreiben kann. Die Plattform umfasst Funktionen zur Terminbuchung, Verwaltung von Mitgliedschaften, Treuepunkten (Loyalty), dem Verkauf von Gutscheinen, der Erfassung digitaler Anamnesebögen sowie ein automatisiertes Marketing-System.

(2) Der Anbieter entwickelt die Software laufend weiter. Es besteht jedoch kein Anspruch auf die Beibehaltung bestimmter Funktionen, sofern die vertraglich vereinbarte Kernfunktionalität nicht erheblich eingeschränkt wird.

(3) Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit der Plattform von 99% im Jahresmittel an. Ausgenommen hiervon sind Zeiten für notwendige Wartungsarbeiten sowie Ausfälle, die außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen (z. B. höhere Gewalt, Störungen der Internet-Infrastruktur, Ausfälle bei Drittanbietern wie Twilio oder Stripe).

§ 3 Vertragsschluss & Onboarding

(1) Der Vertrag kommt durch den Abschluss des digitalen Onboarding-Prozesses auf der Plattform des Anbieters und der Bestätigung dieser AGB sowie des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) durch den Kunden zustande.

(2) Der Kunde ist verpflichtet, bei der Registrierung wahrheitsgemäße Angaben zu seinem Unternehmen zu machen und seine Zugangsdaten sicher zu verwahren.

§ 4 Zahlungsabwicklung, Gutscheine & Abonnements

(1) Die Plattform ermöglicht es dem Kunden, Zahlungen (z. B. für Behandlungen oder Mitgliedschaften) von seinen Patienten direkt in der App entgegenzunehmen.

(2) KundenLoop agiert hierbei nicht als Zahlungsdienstleister. Die gesamte Zahlungsabwicklung erfolgt über den Drittanbieter Stripe (Stripe Connect). Um diese Funktion zu nutzen, muss der Kunde ein eigenes Stripe-Konto anlegen und mit KundenLoop verknüpfen.

(3) Etwaige Gebühren für Transaktionen oder Ratenkäufe (z. B. über Klarna) werden direkt durch Stripe bzw. Klarna erhoben und vom Transaktionsvolumen des Kunden einbehalten. Der Anbieter übernimmt keine Haftung für fehlgeschlagene Zahlungen, Rückbuchungen (Chargebacks) oder Bonitätsentscheidungen von Klarna.

(4) Um künftige Buchungen (z. B. über die „1-Klick-Zahlung“) sowie die Abwicklung von wiederkehrenden Zahlungen (Abonnements) für den Patienten so komfortabel wie möglich zu gestalten, werden die eingegebenen Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartendetails) durch den Zahlungsdienstleister Stripe in Form eines sicheren, kryptografischen Tokens hinterlegt (sog. „Card on File“). Der Anbieter selbst speichert zu keinem Zeitpunkt vollständige Kreditkartendaten. Mit der Nutzung der App-Buchung stimmt der Patient dieser Hinterlegung für Folge- und Abobuchungen zu.

(5) Verkauf von Gutscheinen (Verbindlichkeiten):
Soweit über die Plattform Gutscheine (Vouchers) an Endkunden verkauft werden, kommt der Kaufvertrag hierüber ausschließlich zwischen dem Kunden (Klinik) und dem jeweiligen Käufer zustande. Der Kunde trägt die vollumfängliche finanzielle und rechtliche Verantwortung für diese Gutscheine (inkl. Einhaltung gesetzlicher Einlösefristen sowie das Ausfallrisiko und die Erstattungspflicht im Insolvenzfall). Der Anbieter stellt lediglich die technische Kauf-Infrastruktur bereit und verwaltet keinerlei Treuhandgelder des Kunden.

(6) Abonnement-Verwaltung, Widerruf & Wertersatz:
Soweit die Plattform automatisierte Logiken zur Abwicklung des gesetzlichen Widerrufsrechts bei Abonnements (inkl. des automatisierten Einbehalts der ersten Rate als Wertersatz bei bereits bezogenen Inklusivleistungen) zur Verfügung stellt, handelt es sich hierbei um eine rein technische Hilfsfunktion. Der Kunde ist allein dafür verantwortlich zu prüfen, ob diese Art der Wertersatzberechnung seinen eigenen Patientenverträgen und den geltenden Verbraucherschutzgesetzen entspricht. Eine rechtliche Haftung durch den Anbieter wird ausdrücklich ausgeschlossen.

§ 5 Pflichten des Kunden (UWG, GOÄ, Haftung & Medizinrecht)

(1) Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, dass die über KundenLoop angebotenen Behandlungen, Beschreibungen und Preise den geltenden rechtlichen Bestimmungen (z. B. Heilmittelwerbegesetz) entsprechen.

(2) Der Kunde verpflichtet sich, keine rechtswidrigen, diskriminierenden oder urheberrechtlich geschützten Inhalte (wie z.B. fremde Behandlungsbilder oder Logos, für die er keine Nutzungsrechte besitzt) in die Plattform hochzuladen.

(3) Recht am eigenen Bild & Mitarbeiterdatenschutz: Soweit der Kunde Porträtfotos von sich, seinen Mitarbeitern oder sonstigen Dritten (z. B. als Behandler-Profilbild in der App) auf den Speicherplatz des Anbieters hochlädt, garantiert der Kunde, dass die hierfür erforderlichen datenschutzrechtlichen Einwilligungen sowie die Rechte am eigenen Bild (gem. KUG) der abgebildeten Personen rechtswirksam vorliegen. Der Kunde wird den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter (insbesondere von Mitarbeitern oder Fotografen) vollumfänglich freistellen.

(4) Für die rechtliche Beziehung zwischen dem Kunden und dessen Patienten (Endkunden) ist ausschließlich der Kunde verantwortlich. Dies umfasst insbesondere Widerrufsrechte, Behandlungspflichten und die datenschutzrechtliche Information der Patienten.

(5) Marketing-Automatisierungen (Smart Triggers & Push/SMS): Die Plattform bietet Funktionen für automatisierte Nachrichten an Patienten (z.B. "We Miss You", Geburtstags-Pushes, Warenkorbabbrecher-Kampagnen). Der Kunde garantiert, dass für die Aktivierung solcher automatisierten Transaktions- und Marketing-Nachrichten die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen (z.B. ausdrückliche Einwilligung des Patienten oder Bestandskundenprivileg gem. § 7 Abs. 3 UWG). Der Kunde ist allein dafür verantwortlich sicherzustellen, dass die Konfiguration dieser "Smart Triggers" den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

(6) Soweit der Kunde die Funktion zum automatisierten Import von Behandlungsdaten mittels Künstlicher Intelligenz nutzt (Web-Scraping einer angegebenen URL), versichert der Kunde, berechtigt zu sein, die Inhalte der betreffenden Website für diesen Zweck maschinell auslesen zu lassen.

(7) Digitale Anamnesebögen & Medizinische Haftung:
Soweit der Kunde über die Plattform digitale Gesundheitsfragebögen (Anamnese) bereitstellt, stellt der Anbieter lediglich die technische Infrastruktur zur Übermittlung dieser Formulardaten vor einer Behandlung zur Verfügung. Verlinkt der Kunde auf ein externes Praxisverwaltungssystem (PVS) und wird hierbei die E-Mail-Adresse des Patienten als URL-Parameter übergeben, haftet der Kunde vollumfänglich für die datenschutzrechtliche Legitimation dieser Übermittlung und die Sicherheit des Zielsystems. Das Lesen, die inhaltliche und medizinische Auswertung dieser Patientenantworten sowie sämtliche daraus abgeleiteten Behandlungsentscheidungen obliegen ausnahmslos dem Kunden bzw. dessen medizinischem Fachpersonal. Der Anbieter übernimmt keinerlei Haftung für Behandlungsfehler, übersehene Kontraindikationen (z.B. Medikamenteneinnahme, Allergien) oder sonstige Personenschäden, die auf unzureichender Anamnese beruhen.

(8) Preisgestaltung, Fernabsatzrecht und GOÄ-Konformität (Host-Provider-Privileg):
Der Anbieter stellt dem Kunden lediglich die technische Plattform sowie Datenbankstruktur zur Verfügung und handelt als reiner Host-Provider (gem. Art. 6 Digital Services Act / ehem. § 10 TMG). Die Plattform stellt technische Schutzmechanismen (z. B. die automatische Blockierung von Rabatten oder Prämien bei als „medizinisch“ markierten Leistungen) zur Verfügung. Die Verantwortung für die tatsächliche rechtliche Einordnung der Leistung (kosmetisch vs. medizinisch) sowie die finale Einhaltung des Heilmittelwerbegesetzes (HWG), der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) und der Vorgaben des Fernabsatzrechts obliegt jedoch alleinig dem Kunden. Der Anbieter schließt jegliche Haftung für wettbewerbs-, heilmittel- oder berufsrechtliche Verstöße aus. Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen, Abmahnungen oder Bußgeldern Dritter, die auf einer rechtswidrigen Preis- oder Leistungsgestaltung beruhen, auf erstes Anfordern vollumfänglich frei.

(9) Digitale Vertragszustimmung (Clickwrap & Sammel-Opt-In):
Soweit der Kunde über die Plattform eigene Vertragsdokumente (z. B. PDF-Verträge für VIP-Abos oder rechtliche Hinweise) hochlädt, denen die Patienten per Checkbox-Opt-In in der App zustimmen, stellt der Anbieter lediglich die technische Protokollierung dieser Zustimmung (Speicherung eines Zeitstempels) bereit. Dies gilt insbesondere für die gebündelte Zustimmung (Sammel-Checkbox) zu verschiedenen rechtlichen Dokumenten (wie AGB, Widerrufsbelehrungen und Behandlungsverträgen) während des Checkout- bzw. Abonnement-Prozesses. Der Anbieter übernimmt keine Gewährleistung oder Haftung dafür, dass diese Form der digitalen Zustimmung für die spezifischen Verträge des Kunden einem etwaigen gesetzlichen Schriftformerfordernis oder strengen gerichtlichen Beweisanforderungen genügt. Die rechtliche Prüfung der Wirksamkeit obliegt ausschließlich dem Kunden.

(10) Manuelle Überschreibung von Einwilligungen (Consent-Override):
Soweit die Plattform es dem Kunden (Klinik) ermöglicht, über das Dashboard Einverständniserklärungen (z.B. Anamnese- oder Aufklärungsbögen) für einen Patienten manuell als „akzeptiert“ zu markieren (Override durch Personal), trägt der Kunde die alleinige rechtliche Verantwortung und Beweislast dafür, dass diese Zustimmung tatsächlich - z.B. physisch auf Papier unterschrieben - rechtswirksam erteilt wurde. Der Anbieter schließt diesbezüglich jede Haftung aus.

(11) Submarken (Shop-in-Shop):
Der Kunde hat die Möglichkeit, innerhalb der App visuell getrennte „Submarken“ (Shop-in-Shop) mit eigenen Logos und Farben anzulegen. Der Kunde erkennt an, dass ungeachtet dieser visuellen Trennung in der App ausschließlich der Kunde (die bei der Registrierung benannte Haupt-Einrichtung) alleiniger rechtlicher Vertragspartner der Endkunden für alle unter den Submarken angebotenen Leistungen, Pakete und Produkte bleibt.

(12) Manuelle Punkte-Korrekturen (Gamification):
Die Plattform bietet ein digitales Treuepunktesystem. Der Kunde kann im Dashboard manuelle Korrekturen (Hinzufügen oder Abziehen von Statuspunkten) bei Patienten vornehmen. Der Anbieter übernimmt keine Haftung für Streitigkeiten zwischen dem Kunden und dessen Patienten, die aus solchen manuellen Punktekorrekturen (z.B. zur Verrechnung von Ausfallhonoraren bei No-Shows oder aus Kulanzgründen) resultieren.

(13) Verantwortung für Abonnements & Fernabsatzrecht:
Die Plattform ermöglicht es dem Kunden, eigene Abonnements (Memberships) und Ratenzahlungen anzubieten. Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, dass die rechtlichen Voraussetzungen für den Abschluss solcher Dauerschuldverhältnisse im elektronischen Geschäftsverkehr (Fernabsatzrecht) gegenüber dem Verbraucher erfüllt sind. Dies schließt ausdrücklich die Bereitstellung von rechtsgültigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen, einer gesetzeskonformen Widerrufsbelehrung sowie die Erfüllung vorvertraglicher Informationspflichten ein.

Die Plattform bietet dem Kunden die Möglichkeit, entsprechende Vertragsdokumente (z. B. als PDF) hochzuladen. Nutzt der Kunde diese Funktion nicht, lädt er unvollständige oder rechtlich fehlerhafte Dokumente hoch, so handelt er auf eigenes Risiko. Der Anbieter (KundenLoop) führt keine rechtliche Prüfung der angelegten Abonnements, der angebotenen Leistungen oder der hochgeladenen Vertragsdokumente durch. Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen, Abmahnungen oder Kosten frei, die aus der Nichteinhaltung verbraucherschutzrechtlicher oder fernabsatzrechtlicher Bestimmungen durch den Kunden resultieren.

§ 6 Laufzeit & Kündigung

(1) Soweit nicht anders vereinbart, wird der Vertrag auf unbestimmte Zeit geschlossen.

(2) Beide Parteien können den Vertrag jederzeit mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende in Textform (z. B. per E-Mail) kündigen.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

§ 7 Haftungsbeschränkung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

(2) Für einfache Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung von wesentlichen Vertragspflichten (Kardinalpflichten). Die Haftung ist in diesem Fall auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Der Anbieter übernimmt keine Haftung für Verdienstausfälle, verpasste Termine oder fehlerhafte Kommunikation, die auf Störungen bei Drittanbietern (z. B. fehlgeschlagener SMS-Versand via Twilio) oder auf fehlerhafte Konfigurationen durch den Kunden zurückzuführen sind.

§ 8 Datenschutz

(1) Beide Parteien verpflichten sich zur Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze (insbesondere DSGVO).

(2) Da der Anbieter im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten der Patienten verarbeitet, ist der gleichzeitige Abschluss des bereitgestellten Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gem. Art. 28 DSGVO zwingender Vertragsbestandteil.

§ 9 Referenzwerbung und Testimonials

(1) Der Anbieter ist berechtigt, den Namen, das Firmenlogo und eine Kurzbeschreibung des Kunden auf der Website kundenloop.de sowie in Marketingmaterialien als Referenz (z.B. „Trusted by“) zu nennen. Der Kunde kann dieser Nutzung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail widersprechen.

(2) Der Anbieter darf den Kunden um Feedback und Erfahrungsberichte (Testimonials) bezüglich der Nutzung von KundenLoop bitten. Übermittelt der Kunde dem Anbieter ein solches Testimonial in Text-, Bild- oder Videoform, räumt er dem Anbieter das unentgeltliche, zeitlich und räumlich unbeschränkte Recht ein, dieses Testimonial (inklusive Nennung des Vor- und Nachnamens sowie des Namens der Klinik) für Marketingzwecke online und offline zu vervielfältigen und zu veröffentlichen. Der Kunde garantiert, dass ihm die erforderlichen Rechte (z.B. am Bild) zustehen.

§ 10 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist der Sitz des Anbieters (Bonn), sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.